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取締役会議事録を総務部の平社員が作成してもよいか? [個人情報保護]

 その企業は、10万件以上の個人情報を保有するため、個人情報の管理には非常に気を遣っていました。本社にはセキュリティ会社が管理するシステムが導入されており、役職に分けてアクセス権限が設定されており、見た目には問題のない管理体制でした。

 ある日、
取締役議事録に取締役が署名するので、個人情報が含まれていることになりますよね。」と、その会社の総務部長に尋ねられた。私が「そうですね。」と答えたところ、「議事録は総務部の鍵のかかる書庫の中に保管しているから、個人情報保護の点で問題はないですよね。」

私「ところで、議事録はどなたが作成していますか?」
総務部長「だいたい入社3年目くらいの総務部の社員が作成しています。」

 「あぁ、ありがちな・・・」 重要な書類であっても、作成という事務作業は往々にして若手社員の業務にされます。

私「その社員は金庫の中にある議事録へのアクセス権はありますか?」

総務部長「えっ、・・・ない・・・ですね。」問題点にお気づきになったようです。

 それはそうでしょう。時には会社の命運にかかわるようなことが議題になる取締役会の内容を、まだ入社数年の平社員が簡単に見ることができるわけはありません。会社には個人情報より大事な情報がたくさんあります。例えば、卸価格。取引先ごとに価格が違うことが分かると、高い価格で仕入れている取引先は怒りますよね。他にも、家賃。オフィスにしろ住居にしろ、募集価格より安くで契約されることはよくあります。空き室に入居してもらうためにはやむを得ないのですが、高い家賃を払っている入居者にバレると、家賃の引き下げを求められるでしょう。しかし、うっかりこれらに係る書類の作成をアクセス権を与えていない社員に作成させていることが少なくありません。

 個人情報保護の仕事をしていると、他の情報や書類の管理まで手掛けることがよくあります。企業の情報は個人情報の有無を基準に管理方法を決めるのではなく、まず、あらゆる情報を重要性によって分類し、その中で重要性が低い情報に個人情報が含まれている場合は、その情報の管理レベルを引き上げる、という考え方が必要です。

社内の個人情報保護体制については、http://c-hearts.biz/ 

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